人手不足が続く中で、
「採用広告を出しても応募が来ない」
「スカウト返信率が低い」
「採用しても定着しない」
と悩む企業は増えています。

特に中小〜中堅企業では、採用担当が他業務を兼任しているケースも多く、現場負担は年々大きくなっています。

そんな中で、最近増えているのが「採る支援」だけでなく、「採らない仕組み」を同時に考える企業です。

この記事では、人が欲しいときにこそ検討したい「オリジナル業務システム開発」について解説します。
採用との関係性、実際の改善例、導入時のチェックポイントまで、実務ベースでまとめました。

結論

結論から言うと、採用が難しい時代ほど「人を増やす」だけでなく、「今の人数で回る仕組み」を作る視点が重要です。

特に定型業務が多い企業では、業務システムの最適化だけで工数が30〜50％減るケースがあります。

実際に、採用代行（RPO）を通じて現場を見ると、「本当に人が必要な業務」と「仕組み化できる業務」が混在している企業が少なくありません。

採用市場が厳しい今だからこそ、採用と業務改善をセットで考えるのがおすすめです。

なぜ今「採用だけ」では解決しにくいのか

結論として、採用市場の変化が大きすぎるためです。

特に営業職や事務職では、有効求人倍率が高い状態が続いています。
応募単価も上昇しています。

以前は月数万円で集客できた媒体でも、現在は数倍のコストが必要なケースがあります。

さらに問題なのが、「採用しても業務負担が減らない」状態です。

例えば以下のようなケースがあります。

  • 面接日程調整に毎日2時間
  • LINE返信を手作業で実施
  • 顧客情報がExcel管理
  • 社内連携がチャット分散
  • 報告業務が属人化

この状態では、人を採っても教育コストが増えます。

実際、ある支援先では、採用担当が毎月70時間以上を日程調整に使っていました。
そこで日程調整システムを導入した結果、対応時間を約80％削減できました。

「採用人数を増やす」前に、「不要な業務を減らす」視点も重要です。

オリジナル業務システムとは何か

結論として、自社業務に合わせて作る専用システムです。

一般的なSaaSは便利です。
ただし、企業ごとの細かな運用までは合わせにくい場合があります。

例えば採用現場では、こんな悩みがあります。

  • 面接官ごとに評価基準が違う
  • LINEとメールが混在
  • スカウト管理が煩雑
  • エージェント管理が属人化
  • 日程変更が頻発

既存ツールだけでは、運用カバーに限界があります。

そのため最近は、「自社の業務フローに合わせた小規模システム」を導入する企業も増えています。

例えば以下のようなものです。

  • 面接日程自動調整
  • AIによる問い合わせ返信
  • 応募者管理の一元化
  • スカウト自動生成
  • 面接評価の標準化
  • Slack通知の自動化

大規模開発ではなく、「現場の小さなストレスを消す」形が増えています。

ここが重要なポイントです。

人が足りない会社ほど「定型業務」の見直しがおすすめ

結論として、定型業務の削減は即効性があります。

特に中小企業では、「人しか解決策がない」と考えやすい傾向があります。

ただ、実際には以下のような業務は自動化しやすいです。

  • 面接リマインド
  • 求人媒体転記
  • 日報作成
  • スカウト送信
  • 顧客フォロー
  • 社内共有

例えば弊社の支援では、応募者対応を半自動化した企業があります。

その結果、1人あたりの対応件数が約2.3倍になりました。

特に効果が大きいのが「返信速度」です。

採用では、応募後5分以内の返信で面接率が大きく変わると言われています。
しかし、人手だけで対応すると限界があります。

そのため最近は、AIを活用した初回返信や、面接案内の自動化を導入する企業も増えています。

これは「採る支援」と「採らない仕組み」の中間にある考え方です。

無理に人数を増やさず、等身大の組織運営を目指しやすくなります。

システム開発で失敗しやすい3つのポイント

結論として、「作ること」が目的になると失敗しやすいです。

特に注意したいのが以下の3点です。

1. 最初から全部作ろうとする

機能を増やしすぎると、現場が使わなくなります。

最初は「毎日困っている業務」から始めるのがおすすめです。

例えば以下です。

  • 日程調整だけ
  • LINE返信だけ
  • 顧客管理だけ

小さく始める企業の方が定着率は高い傾向があります。

2. 現場ヒアリング不足

経営側だけで決めると、実運用とズレやすいです。

実際に使う担当者へのヒアリングが重要です。

特に確認したいのは以下です。

  • 毎日発生する業務
  • 手戻りが多い作業
  • ミスが起きやすい工程
  • 属人化している部分

ここを整理するだけでも改善点が見えます。

3. 「運用」が決まっていない

システム導入後に運用ルールが曖昧だと、結局使われません。

例えば以下は事前に決めておくのがおすすめです。

  • 誰が更新するか
  • どこまで自動化するか
  • 通知先をどうするか
  • 例外対応をどうするか

「作って終わり」にしない設計が重要です。

採用と業務改善を同時に進める会社が増えている

結論として、採用単体より成果が安定しやすいためです。

最近は「採用代行（RPO）」だけでなく、業務改善まで一緒に相談されるケースが増えています。

理由はシンプルです。

採用課題の多くが、実は業務設計とつながっているからです。

例えば、

  • 面接調整が遅い
  • 現場連携が弱い
  • 情報共有が属人化
  • 評価基準が曖昧

こうした問題は、採用数だけでは解決しません。

ある企業では、採用管理と営業管理を連携しました。

その結果、面接設定率が改善しました。
さらに、入社後の定着率も向上しました。

理由は、現場との情報共有が早くなったためです。

採用とシステムは、別々ではなく「業務全体」で考える時代になっています。

オリジナル業務システムを考える前のチェックリスト

結論として、「今どこに時間を使っているか」を見える化することが最初です。

以下のチェックリストがおすすめです。

  • 毎日同じ作業を繰り返している
  • Excel管理が多い
  • チャット確認漏れがある
  • 日程調整に時間がかかる
  • 情報共有が人依存
  • 求人媒体ごとに転記している
  • 顧客対応履歴が散らばっている
  • 「この人しか分からない」がある

3つ以上当てはまる場合は、改善余地が大きい可能性があります。

重要なのは、「全部システム化する」ではありません。

現場負担を少しずつ減らす視点です。

伴走しながら調整できる形の方が、現場には定着しやすいです。

まとめ

採用が難しい時代だからこそ、「人を増やす」だけでなく、「今の人数で成果を出せる仕組み」を考える企業が増えています。

特に中小〜中堅企業では、業務改善がそのまま採用改善につながるケースも少なくありません。

大切なのは、無理に背伸びをすることではなく、等身大の組織に合った運用を作ることです。

採る支援と、採らない仕組み。
その両方を考えることで、組織は少しずつ安定していきます。

「今の業務、仕組み化できるかもしれない」
そう感じた方は、一度現場業務を棚卸ししてみるのがおすすめです。